Qué emails de trabajo hay que contestar?

[Livinadream]

En mi empresa hay varios departamentos y mi función es comunicar entre ellos y los alumnos.

Muchas veces me llegan cadenas de mensajes que quizá no me afectan a mí directamente, pero se me pone en copia para que pueda saber de esa información y la tenga en cuenta por si se presenta un alumno con un tema relacionado. A esos mensajes, contesto al inicial a todos los miembros en copia con un mensaje de cortesía breve. Sigo la cadena por si hay alguna novedad, pero no suelo contestar a más mensajes si no es necesario. Incluso en el sistema que usamos de mensajería (Outlook) ahora hay una opción de 'me gusta' para dejar constancia de que se ha visto el mensaje.

Durante muchos años no ha habido una buena relación/comunicación entre departamentos y desde que lo empecé a hacer (entré en la empresa hace un par de años), ha habido compañeros de otros departamentos que lo han agradecido y se han mostrado más comunicativos. Otros han seguido con la tónica habitual.

En mensajes en cadena que afectan a mi departamento, contesto a todos los miembros en copia y sigo la conversación. Si es un tema que se demora y algún miembro no contesta, solemos intervenir para que las personas que no han contestado lo hagan. Si el mensaje es de mi jefa, lo contesto siempre (aunque ella no lo suele hacer).

La verdad es que es complejo cuando no hay normas. En otra empresa solíamos tenerlas y todos sabíamos a quién debía ir dirigido y en copia, y si era necesario o no contestar como acuso de recepción.

 

[Adictísima]

A ver, estoy un poco perdida con los protocolos de respuesta de e-mails... Sobre todo en trabajo online donde prácticamente no conoces a los demás...

Si se manda un mensaje conjunto a varias personas, por ejemplo, con una información importante y una contesta, se debe recontestar a todas? No hacerlo salvo que quieras añadir otra información importante? O si no quieres añadir nada se contesta solo al que ha escrito? O a nadie?


Tengo un lío.


En mi trabajo, son casi todos de una profesión de poca relación social, yo soy lo contrario, y me encuentro con que envío emails y, a veces, muchas, nadie responde.
Sé que los han recibido y que son útiles para su trabajo porque en las reuniones se habla de la info que yo paso por mail pero se me hace raro no recibir ni un gracias ni un ok o algo.



Total, que en lo último que he mandado, la jefa me ha contestado dándome las gracias y ahora no sé si dárselas también o hacer como hacen todo y no contestar.

Por un lado, quiero adaptarme a las normas de la empresa (aunque sean no escritas) pero por otro, me parece un grado superlativo de mala educación no contestar.

Un email es parecido a un contacto en persona y creo que en persona nadie se plantearía que le diera una documentación y no dar las gracias.

Qué opináis? Contesto o no?

Es un protocolo que se va aprendiendo a medida en que trabajes, pero lo que yo hacìa, bàsicamente:

a. Se reenvìa mensaje a todos cuando quien iniciò la cadena los incluye a todos (suele ser algùn trabajo en grupo en el que todos deben estar enterados) Aùn asì, hay que mantener cuidado con esos reenvìos. En muchos casos, si la conversaciòn degenera en alguien con dudas personales, o cosas que en general ya los demàs conocìan, lo educado es responderle a èl sin copiar al resto del grupo. Se contesta de nuevo a todos sì y solo sì hay informaciòn adicional importante que deba conocer el resto, si no, dudas solo al emisor inicial o la persona que aportò esa informaciòn que tù desconocìas.

b. Poca gente da las gracias cuando recibe informaciòn. Muchos correos tienen la opciòn de que te avise cuando el destinatario lo leyò o me gusta, como comentò una prima previamente, incluso recuerdo que habìa una opciòn de acuse de recibo para indicar que el destinatario recibiò tu correo y leyò la informaciòn. Suele ser màs que suficiente si no se requiere acciòn adicional.

c. Si tu jefa te dio las gracias, listo, terminado el asunto. No le reenvìes gracias porque termina siendo un vaivèn que solo llena bandejas de entrada de mensajerìa inùtil.

d. Comunicaciones de trabajo deben ser concisas, claras y ocupar el menor espacio posible. Hay que recordar que las bandejas de entrada de los demàs no solo reciben lo que nosotros escribimos.

e. Tambièn me ocurriò que me enviaran informaciòn que yo debìa conocer por mi trabajo, pero en asuntos en los que no estaba directamente involucrada. Avisas que recibiste la informaciòn al emisor, gracias y listo, si no tienes consultas adicionales.

Y si tienes dudas, lo mejor es que aclares el tema con alguien de la empresa si existe algùn protocolo escrito de correspondencia. Aunque parezcan iguales, un email no es similar a la comunicaciòn personal, y la cortesìa de estar agradeciendo una y otra vez, lejos de ser educada, puede ser un incordio: lo que para algunos puede ser manejable, para jefes que reciben correspondencia de todo el mundo, p. ej, tener que dar las gracias a cada escrito que reciban es invertir tiempo necesario para otras cosas.