Curso de Excel (1 Viewer)




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Las 10 funciones básicas de Excel que nos ayudan a encontrar trabajo, según Harvard
La prestigiosa universidad de EEUU busca transformar la jornada laboral típica de las personas y maximizar la productividad empresarial. La herramienta digital tiene 500 funciones




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(Foto: YouTube Yoney Gallardo)

“Manejo de Windows, Excel y PDF”, se suele leer en los currículum vitae (CV) de los postulantes a puestos administrativos para pequeñas, medianas y grandes empresas.

Pero esa capacidad para manejar una hoja de cálculo del programa Excel de Microsoft no está reservado solamente a quienes tienen avanzados niveles de computación.

Así lo sugiere una publicación de la Universidad de Harvard, en EEUU, que en su sitio web Harvard Business Review, revela 10 de las 500 funciones que ofrece el programa que son básicas y necesarias, y que “todos deberíamos aprender”.

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Todos deberían aprender estas funciones de Excel (Foto: office.com/es-mx/excel)



La institución educativa destacó que 750 millones de personas trabajan a diario para mantener Excel actualizado, y que el producto de Microsoft se destaca de otras aplicaciones de cálculo.

“Llevamos una década enseñando y probando Microsoft Excel. Una encuesta que elaboramos a varios empleados de oficina sugiere que pasamos más de un 10% de nuestra vida laboral haciendo hojas de cálculo”, se lee en la revista digital.

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"Para quienes trabajan en investigación y desarrollo o finanzas, esa cifra se eleva al 30%, unas 2,5 horas al día", agrega.

El problema es que no todos ellos son igual de buenos a la hora de manejar las hojas de cálculo o conocen las fórmulas básicas. Por eso, se publicó este resumen de los 10 pasos básicos que debemos tener en cuenta sobre el famoso programa de cálculo.

1. Pegado especial

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Si se requiere solo copiar algunos elementos, evitando copiar formatos o fórmulas indeseadas, lo primero que hay que hacer, después de copiar la celda (Ctrl+C), es pulsar Ctrl+Alt+V para realizar el pegado especial y seleccionar los valores que se quieren copiar.

Para pegar los elementos, Atl+E+S+V, aunque también se puede usar el menú desplegable y elegir la opción en el cuadro de diálogo.

2. Insertar varias filas

Al utilizar el atajo (Ctrl, Shift, +) se selecciona el número de filas que se quiera agregar y luego se insertan con ayuda del clic en el botón derecho del mouse. También se puede usar el comando "Insertar filas de hoja", pero solo si se seleccionaron antes las filas a añadir.

3. Relleno Rápido



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Cuando se necesita ingresar o cambiar muchos datos de forma rápida y precisa, el relleno rápido es un "método asombroso".

Para activarlo se elige "Relleno Rápido" en la pestaña de "Datos, o se puede pulsar Ctrl+E. Si no aparece, Microsoft recomienda probar en "Avanzado" y "Relleno Rápido Automático".

4. Índice y coincidir

Utilizadas para realizar búsquedas complejas, si se unen ambas funciones permiten extraer datos y valores concretos de grandes hojas de cálculo.

"Índice" tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) sirve para hacer búsquedas.

"Coincidir"(valor_buscado,matriz_de_busqueda;[tipo_de_coincidencia]) se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.

5. Suma Rápida

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Casi todos saben hacerlo, pero Harvard destacó que se puede generar la celda al final de una fila o columna en apenas unos segundos.

Si se selecciona la celda nueva y se pulsa Ctrl + Shift + "=" se realiza la "autosuma".

6. CTRL Z / CTRL Y

No sólo se puede utilizar CTRL + Z para revertir errores. También se puede lograr con el comando Ctrl + Y.

Es útil para recuperar algo que por error se eliminó con Ctrl + Z.

7. Eliminar Duplicados

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Para borrar valores repetidos en cualquier conjunto de datos, la Universidad de Harvard recomendó colocar lo que se desea eliminar en una nueva hoja. Así, el sistema deja por defecto el primer valor que aparece en la tabla y no se pierden los datos en caso de error.

Se puede activar al seleccionar la tabla, luego en la pestaña de "Datos" y haciendo clic en "Quitar duplicados". Excel preguntará a qué columna se aplicará el cambio.

8. Inmovilizar paneles

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Para ejecutarlo se elige la parte de la hoja de cálculo que se desea congelar y luego en el menú, hacer clic en "vista" o "visualización". Enseguida se selecciona "inmovilizar fila superior" e "inmovilizar columna", al tiempo de pulsar lo que se quiere congelar.

Inmovilizar filas y columnas ayuda a contrastar datos que se tienen lejos de otros en una hoja de cálculo.

9. F4

En Excel, F4 crea una referencia absoluta, o repite la acción o comando más reciente.

La mayoría de las veces repetirá la última acción, pero si se pulsa mientras se tiene resaltada una celda con una fórmula, desplegará opciones de posibles referencias.

10. CTRL + Flechas de teclado

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(Foto: Youtube Celda Activa E-learning)

En grandes bases de datos, permite acceder a la última cifra en unos segundos. También sirve para seleccionar datos y maximizar la productividad.

Solo se ejecuta el comando Ctrl + la flecha, para llegar al final del documento (flecha Abajo) o desplazarte por él. Aunque detecta huecos en los datos, y se detiene en el primer espacio.

La Universidad de Harvard pretende, al compartir estos consejos, transformar la jornada laboral típica de las personas y maximizar la productividad.

 
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Ya puedes utilizar Microsoft Excel para crear música con esta impresionante caja de ritmos

Ya puedes utilizar Microsoft Excel para crear música con esta impresionante caja de ritmos





Siempre me ha fascinado la capacidad que tienen algunas personas de hacer música con cosas de lo más inverosímiles. Por ejemplo, hackeando una máquina de escribir o dando vida a una orquesta de disqueteras.
Dylan Tallchief es una de las personas con este talento, y este YouTuber es conocido por compartir contenido relacionado con la música electrónica. A finales del año pasado captó la atención de Internet al haber creado una caja de ritmos con Microsoft Excel.



Un DAW realmente funcional

Como vemos en la demo superior, quizás no sea la interfaz más fácil de utilizar, pero es impresionante ver que un software como Microsoft Excel también puede ser utilizado para crear música.
Tallchief ha creado una estación de trabajo de audio digital (DAW) en Excel que ha bautizado como "xlStudio". Para aquellos que no estén familiarizados con la creación de música en entornos digitales, un DAW es una interfaz de software que trabaja una forma de composición de piezas musicales a través del uso de samples y diferentes Plug-Ins.



Después de mostrar su potencial, ahora Tallchief nos permite descargar de manera gratuita xlStudio (vía Google Drive) y así jugar con esta herramienta dentro de Excel. Actualmente es posible añadir varios instrumentos, incluye opciones de edición y también para loopear fragmentos.

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Aunque pueda parecer una especie de meme, o producto que simplemente busque llamar la atención, la realidad es que se trata de un DAW realmente funcional, en el que podemos incluso reproducir sólo una pista o ir silenciando las que queramos.
También existe un atajo para crear de manera sencilla acordes (ahorrándonos el tener que ir introduciendo cada nota de manera manual) o modificar el volumen, octava o tempo de cada pista.
No parece que demasiada gente vaya a utilizar xlStudio para crear discos, aunque es realmente interesante ver cómo la imaginación sale a flote cuando existen muchas limitaciones.

 
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Macros de Excel: qué son, cómo funcionan y cómo crearlos

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Vamos a explicarte qué son los macros de Excel, unos automatismos que puedes configurar para repetir tareas complejas todas las veces que quieras sin tener que repetirlas una y otra vez. Se trata de un añadido que te puede ahorrar bastante tiempo en el caso de que trabajes a menudo con Excel y tengas que realizar las mismas tareas o procesos de forma recurrente.
Te vamos a explicar qué son exactamente y cómo funcionan, y luego te explicaremos paso a paso cómo puedes crearlos para que puedas hacer tus propias personalizaciones según tus novedades. Esta herramienta tiene decenas de usos, aunque todo dependerá de lo que suelas hacer siempre en Excel.

Qué son y cómo funcionan los Macros de Excel

Los Macros de Excel son una especie de automatismos capaces de ejecutar un conjunto personalizado de acciones. Así, con sólo pulsar el atajo de teclado que hayas configurado para ejecutar el macro creado, Excel se encargará de ir haciendo una por una todas las acciones que hayas configurado previamente.


El objetivo de los macros es el de facilitarte las tareas de Excel que realizas de forma reiterada. Imagínate que por tu trabajo o las tareas que sueles realizar con el programa, cada dos por tres tienes que estar haciendo de forma mecánica un conjunto de acciones que te lleva bastantes clicks y vueltas a la aplicación.

Con los macros, puedes crear un automatismo que realice en orden todas esas acciones que siempre sueles hacer una detrás de otra. Una vez configurado este macro, podrás ejecutarlo todas las veces que quieras en todo momento.

Cuando creas un macro, Excel grabará todos los clicks del ratón o las pulsaciones de las teclas que realices durante el proceso de creación, y es esto lo que luego repetirá. Después de crear el macro, también podrás modificarlo para realizar pequeños cambios con los que ajustar mejor o perfeccionar las tareas que realizas.

Entre las ventajas de utilizar los macros está la reducción de la tasa de errores, ya que los pasos que hay que dar están grabados y hay menos opciones de que te equivoques en alguno de ellos. También ayudan a reducir el tiempo de trabajo al acelerar algunos procesos, y aumentan la utilidad de Excel haciendo más accesibles algunas acciones o pudiendo simplemente crear atajos de teclado para ellas.

Sin embargo, también hay que decir que si eres un usuario ocasional de Excel los macros no son algo que te deban preocupar demasiado, ya que al fin y al cabo para crearlo tendrás que repetir los pasos que quieras añadir, y si sólo los realizas una o dos veces a la semana te dará lo mismo.
Cómo crear Macros en Excel

Para crear un Macro, primero vas a tener que abrir Excel. una vez estés dentro, en la barra de menú superior tienes que pulsar sobre la sección de Vista. Te aparecerá a la derecha del todo de la barra de menú, justo antes de la ayuda.


Grabar Macro


Una vez estés dentro de la sección de Vista, a la derecha del todo de la cinta de opciones tienes el botón de Macros. Si pulsas en la parte superior del botón se abrirá una ventana de macros, pero lo que tienes que hacer para crear uno rápidamente es clickar sobre la parte inferior del botón donde está la flecha, y pulsar sobre la opción Grabar macro que aparecerá en el pequeño menú desplegable.

Configura Macro


Antes de empezar a grabar el macro, primero tendrás que ponerle un nombre y asignarle un acceso directo. Excel te permite crear libros, como colecciones de macros, o sea que también podrás seleccionar un libro de macros y añadir una descripción. Cuando lo tengas, pulsa en el botón de Aceptar para empezar a grabar el macro.

Realiza Acciones


Cuando pulses en Aceptar en la ventana anterior, volverás a Excel. La aplicación estará ya grabando el macro, o sea que tienes que ir pulsando en las opciones o teclas que quieras registrar y que luego se vuelvan a repetir en el mismo orden cuando lances el macro.

Detener Grabacion


Una vez hayas terminado, vuelve a la sección de Vista y pulsa en la parte inferior de la ventana de Macros. En el pequeño menú desplegable, ahora tienes que pulsar en el botón de Detener grabación que aparecerá donde antes estaba la opción de iniciarla.


Menu Macros


Y ya está, ya habrás creado tu macro. Ahora, cada vez que pulses en el atajo de teclado que configurases se volverán a repetir los pasos que hayas dado durante la grabación. Además, si en la sección de Vista pulsas directamente en el botón de Macro, irás al menú donde puedes ver todos los libros de marcos y donde vas a poder ejecutar, revisar y modificar los macros que hayas creado.

 

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