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Trucos Google Drive: 21 trucos (y algún extra) para sacarle el máximo partido a la nube de Google
Hoy te traemos una recopilación de 21 trucos para Google Drive. Se trata de la aplicación creada por Google para gestionar tu nube, por lo que es en ella donde puedes subir todo tipo de archivos, crear carpetas y también documentos con las herramientas ofimáticas gratuitas online como Google Docs, sus hojas de cálculo y demás.
En nuestra colección de trucos vas a encontrarte de todo, desde algunos más sencillos como los de utilizar herramientas internas o instalar otras aplicaciones de terceros hasta otros más complejos, como varias maneras de hacer búsquedas avanzadas o para compartir y organizar tus archivos. Y vamos a hacerlointentándonos centrar únicamente en Google Drive en sí, dejando de lado sus aplicaciones internas.
1. Utiliza el buscador para encontrar tu contenido
Como Google Drive organiza todo el contenido por carpetas como si fuera el explorador de archivos de un sistema operativo convencional, la primera inercia que solemos tener al buscar algo es la de hacerlo navegando entre su sistema de carpetas. Sin embargo hay una manera mucho más fácil de hacerlo, utilizar la barra de búsqueda que hay en la parte superior de la pantalla para encontrar cualquier archivo, documento o carpeta.
Las búsquedas simples de por sí ya te van a ayudar a ahorrar mucho tiempo buscando cosas, pero ¿qué pasa cuando tienes demasiados archivos o no conoces el nombre exacto de lo que buscas? Pues que puedes utilizar el buscador avanzado de Google Drive para localizar documentos con otros parámetros además de su nombre.
Uno de los beneficios de este servicio es que las carpetas y documentos que tienes en él las puedes mover y gestionar con los mismos gestos que si fuera el explorador de archivos de tu sistema operativo. Por ejemplo, puedes hacer doble click para abrir o click derecho para mostrar el menú contextual.
También puedes mantener pulsado el click izquierdo para seleccionar varios archivos sin preocuparte de que ninguno de ellos se abra inmediatamente tras pulsar en ellos, y de la misma manera podrás utilizar algunas teclas del teclado como la de borrar para eliminar los archivos o carpetas que hayas seleccionado. Todo es igual que si los documentos los tuvieras localmente en tu ordenador.
4. Genera un enlace para compartir un documento
Google Drive te permite compartir cualquier documento o elemento que tengas en una de tus carpetas con quien quieras. Simplemente pulsas sobre la opción de generar un código para compartirlo y le envías este código a la persona que quieras, con la tranquilidad de que puedes desactivarlo en cualquier momento.
Vale, ya has compartido un documento de forma rápida y has generado un enlace, ¿pero hasta qué punto quieres que quien reciba el enlace pueda comentarlo, editarlo o sólo verlo? Estos son parámetros que también puedes editar a tu gusto.
Otra de las opciones que te da Google Drive cuando creas y compartes un documento colaborativo es el de editar los permisos de las personas que acceden a él. De esta manera, podrás hacer que quien quieras sólo pueda leerlo, editarlo comentarlo. Todo desde una ventana desde la que también podrás eliminar permisos o invitar a otras personas.
Y otra manera en la que puedes compartir un documento es haciéndolo público e insertándolo en tu página web generando un código embed que sólo tengas que pegar en ella. Esto lo tendrás que hacer desde dentro del propio documento, y este enlace público también servirá para compartir el documento con cualquier persona que lo obtenga como en el paso anterior.
Una de las grandes bazas de Google Drive para el trabajo es que te permite hacer comentarios, sugerencias o añadir correos a los documentos que compartes para que le lleguen a tu equipo. Y para no perder el flujo de las posibles conversaciones que puedan salir de ahí, también te permite recibir notificaciones por correo electrónico con todas las actualizaciones y comentarios que se hagan en el documento para que no tengas que abrirlo para verlas.
Otra de las ventajas que ofrece Google Drive es que cuando estás editando un documento con algunas de las herramientas nativas de Google, como Docs o Sheets, en el caso de que haya varias personas conectadas a ese documento habrá un chat en el puedes hablar con ellos. Esto es perfecto para hablar sobre cualquier cosa relacionada con el documento o lo que trata, y si te sales del chat te llegarán las novedades mediante notificaciones.
10. Convierte imágenes y PDF a texto
Si te han enviado un PDF no hace falta que intentes copiarlo a mano o utilices una aplicación de terceros para pasarlo a texto, ya que Drive es capaz de convertir el archivo por sí solo gracias a su reconocimiento automático de caracteres. Y lo mismo hace con las imágenes, ya que es capaz de pasarlas a documento de texto con sólo abrirlas en uno.
En Google Drive no sólo puedes crear documentos y organizarlos a tu gusto, sino que también puedes colaborar en los documentos de los demás. Estos documentos no tienes por qué descargarlos y bajarlos para que ocupen espacio en tu equipo, aunque esto no tiene por qué querer decir que los vayas a perder de vista, ya que tienes toda una carpeta donde estos se organizan.
Google Drive también guarda un historial en el que se guardan las fechas en las que se ha ido editando un documento. Además, en este pequeño historial también podrás ver las fechas en las que se han realizado otras opciones como compartir el documento, tanto si lo has hecho tú como cualquier otra persona con acceso.
Hoy te traemos una recopilación de 21 trucos para Google Drive. Se trata de la aplicación creada por Google para gestionar tu nube, por lo que es en ella donde puedes subir todo tipo de archivos, crear carpetas y también documentos con las herramientas ofimáticas gratuitas online como Google Docs, sus hojas de cálculo y demás.
En nuestra colección de trucos vas a encontrarte de todo, desde algunos más sencillos como los de utilizar herramientas internas o instalar otras aplicaciones de terceros hasta otros más complejos, como varias maneras de hacer búsquedas avanzadas o para compartir y organizar tus archivos. Y vamos a hacerlointentándonos centrar únicamente en Google Drive en sí, dejando de lado sus aplicaciones internas.
1. Utiliza el buscador para encontrar tu contenido
Como Google Drive organiza todo el contenido por carpetas como si fuera el explorador de archivos de un sistema operativo convencional, la primera inercia que solemos tener al buscar algo es la de hacerlo navegando entre su sistema de carpetas. Sin embargo hay una manera mucho más fácil de hacerlo, utilizar la barra de búsqueda que hay en la parte superior de la pantalla para encontrar cualquier archivo, documento o carpeta.
- Pulsa sobre la barra de búsqueda y empieza a escribir el nombre
- Mientras vas escribiendo, se te abrirá una ventana con resultados
- En esta ventana se mostrarán tanto archivos como carpetas y sus fechas de creación, por lo que cualquiera de ellos lo encontrarás fácilmente
Las búsquedas simples de por sí ya te van a ayudar a ahorrar mucho tiempo buscando cosas, pero ¿qué pasa cuando tienes demasiados archivos o no conoces el nombre exacto de lo que buscas? Pues que puedes utilizar el buscador avanzado de Google Drive para localizar documentos con otros parámetros además de su nombre.
- Pulsa sobre la flecha hacia abajo que aparece en la parte derecha del cuadro de búsqueda cuando pasas el ratón sobre él
- Se desplegará el menú de búsqueda avanzada
- Podrás buscar archivos según su tipo, su propietario o su ubicación. También podrás incluir elementos descartados o en papelera
- También puedes buscar por fecha de creación o edición, nombre del elemento, palabras que contiene o las personas con las que lo has compartido.
Uno de los beneficios de este servicio es que las carpetas y documentos que tienes en él las puedes mover y gestionar con los mismos gestos que si fuera el explorador de archivos de tu sistema operativo. Por ejemplo, puedes hacer doble click para abrir o click derecho para mostrar el menú contextual.
También puedes mantener pulsado el click izquierdo para seleccionar varios archivos sin preocuparte de que ninguno de ellos se abra inmediatamente tras pulsar en ellos, y de la misma manera podrás utilizar algunas teclas del teclado como la de borrar para eliminar los archivos o carpetas que hayas seleccionado. Todo es igual que si los documentos los tuvieras localmente en tu ordenador.
4. Genera un enlace para compartir un documento
Google Drive te permite compartir cualquier documento o elemento que tengas en una de tus carpetas con quien quieras. Simplemente pulsas sobre la opción de generar un código para compartirlo y le envías este código a la persona que quieras, con la tranquilidad de que puedes desactivarlo en cualquier momento.
- Dentro de Google Drive, haz click derecho sobre el documento que quieres compartir
- En el menú emergente, pulsa en Obtener enlace para compartir
- Se te abrirá una ventana con el enlace que tienes que compartir con quien quieras que vea el documento
- En esta ventana también hay una pestaña que puedes desactivar para inhabilitar el enlace dejando de compartir el documento
Vale, ya has compartido un documento de forma rápida y has generado un enlace, ¿pero hasta qué punto quieres que quien reciba el enlace pueda comentarlo, editarlo o sólo verlo? Estos son parámetros que también puedes editar a tu gusto.
- Haz click derecho sobre el documento y pulsa en la opción Obtener enlace para compartir
- En la ventana que te aparece, pulsa en Permisos
- Se te abrirá una ventana donde puedes añadir a mano las personas concretas que quieres que tengan acceso al documento
- Pulsa en el menú Cualquier usuario con el enlace puede, y elige qué quieres que puedan hacer quienes lo obtengan: ver, editar o comentar.
- Si en este mismo menú pulsas en Más, también podrás marcar Desactivar para que el enlace no tenga efecto a no ser que el usuario esté invitado.
Otra de las opciones que te da Google Drive cuando creas y compartes un documento colaborativo es el de editar los permisos de las personas que acceden a él. De esta manera, podrás hacer que quien quieras sólo pueda leerlo, editarlo comentarlo. Todo desde una ventana desde la que también podrás eliminar permisos o invitar a otras personas.
- Haz click derecho sobre el documento y pulsa en la opción Obtener enlace para compartir
- En la ventana que te aparece, pulsa en Permisos
- En la ventana en la que se te abre, pulsa en la opción Avanzado que te aparecerá abajo a la derecha
- Pulsando sobre el icono del lápiz que hay junto a cada uno de los invitados puedes editar sus permisos de edición
Y otra manera en la que puedes compartir un documento es haciéndolo público e insertándolo en tu página web generando un código embed que sólo tengas que pegar en ella. Esto lo tendrás que hacer desde dentro del propio documento, y este enlace público también servirá para compartir el documento con cualquier persona que lo obtenga como en el paso anterior.
- Cuando estés dentro del documento, pulsa en la opción Archivo del menú superior
- En el menú desplegable, pulsa en Publicar en la Web
- Pulsa en el botón Publicar para hacer el documento público
- En la pestaña Enlace tendrás la dirección para compartir el documento, en la deInsertar tendrás el código de inserción
Una de las grandes bazas de Google Drive para el trabajo es que te permite hacer comentarios, sugerencias o añadir correos a los documentos que compartes para que le lleguen a tu equipo. Y para no perder el flujo de las posibles conversaciones que puedan salir de ahí, también te permite recibir notificaciones por correo electrónico con todas las actualizaciones y comentarios que se hagan en el documento para que no tengas que abrirlo para verlas.
- Pulsa sobre el icono de la rueda dentada que tienes arriba a la derecha
- En el menú que te sale, pulsa en Configuración
- Una vez se abra la configuración, en la columna izquierda dale a Notificaciones
- Marca como activada la opción Correo electrónico para que te lleguen así las notificaciones
Otra de las ventajas que ofrece Google Drive es que cuando estás editando un documento con algunas de las herramientas nativas de Google, como Docs o Sheets, en el caso de que haya varias personas conectadas a ese documento habrá un chat en el puedes hablar con ellos. Esto es perfecto para hablar sobre cualquier cosa relacionada con el documento o lo que trata, y si te sales del chat te llegarán las novedades mediante notificaciones.
10. Convierte imágenes y PDF a texto
Si te han enviado un PDF no hace falta que intentes copiarlo a mano o utilices una aplicación de terceros para pasarlo a texto, ya que Drive es capaz de convertir el archivo por sí solo gracias a su reconocimiento automático de caracteres. Y lo mismo hace con las imágenes, ya que es capaz de pasarlas a documento de texto con sólo abrirlas en uno.
- Haz click derecho sobre una imagen o archivo PDF que tengas subido a Google Drive
- En el menú emergente, pulsa en la opción Abrir con
- Cuando pulses Abrir con te aparecerán más opciones. En ellas elige Documentos de Google para abrirlo ahi
- Google Docs iniciará el reconocimiento del contenido del PDF o la imagen y lo pasará a su formato. Es posible que algunos cuadros o aspectos del documento original se pierdan.
En Google Drive no sólo puedes crear documentos y organizarlos a tu gusto, sino que también puedes colaborar en los documentos de los demás. Estos documentos no tienes por qué descargarlos y bajarlos para que ocupen espacio en tu equipo, aunque esto no tiene por qué querer decir que los vayas a perder de vista, ya que tienes toda una carpeta donde estos se organizan.
- En la columna de la izquierda, pulsa en Compartido conmigo
- Podrás ver todos los documentos y carpetas que han compartido contigo
- También podrás arrastrar esos documentos a cualquier otra carpeta de tu Drive
Google Drive también guarda un historial en el que se guardan las fechas en las que se ha ido editando un documento. Además, en este pequeño historial también podrás ver las fechas en las que se han realizado otras opciones como compartir el documento, tanto si lo has hecho tú como cualquier otra persona con acceso.
- Haz click derecho sobre el documento cuyo historial quieras visualizar
- Pulsa en la opción Ver detalles
- La ventana de detalles se abrirá en una columna a la derecha
- En ella, pulsa sobre la opción Detalles para ver el historial de cambios
